転職活動が進み複数の内定をもらった時、嬉しさの一方で「断るのが申し訳ない」と悩む看護師は少なくありません。内定辞退は「決めたらすぐ、感謝の気持ちを込めて連絡する」ことで、相手にも失礼のない対応ができます。本記事では、電話・メールで伝える具体的な例文、連絡のタイミング、複数内定を断る順番、さらに訪問看護への転換を理由に辞退する場合の伝え方まで、看護師が実際に直面する場面ごとに解説します。
- 内定辞退は「決めたらすぐ電話で連絡」が基本。メールは電話がつながらない場合の補助手段です。
- 転職サイトの傾向を見ると、マナー違反の多くは「連絡の遅れ」と「誠意の欠如」が原因。速さと感謝の姿勢で大半のリスクは回避できます。
- 複数内定の場合は「先に一つ承諾を決めて、他は丁寧に辞退する」進め方が有効です。本文で具体的な文面と判断軸を確認しましょう。
内定辞退は「決めたら速やかに」連絡する〜タイミング・連絡方法の大原則
この見出しでは、内定辞退を伝えるタイミングと連絡方法の基本ルールを説明します。
内定辞退のタイミング＝「決めたその日」が原則
内定を受けるか辞退するか気持ちが固まったら、その日のうちに連絡するのが原則です。連絡が遅れるほど、採用担当者は他の候補者への案内や研修準備を進められなくなり、迷惑がかかります。目安としては、遅くとも内定通知から1〜2週間以内に意思を伝えるのが望ましいでしょう。
弊社の看護師転職エージェント複数登録のメリット・デメリット｜失敗しない使い分け方でも触れていますが、内定が出たら他のエージェントにも速やかに転職活動終了の連絡を入れることが、今後の紹介を受ける際の信用にも関わる大切なマナーです。複数登録から複数内定に至った場合ほど、連絡の速さがその後の転職活動を左右します。
連絡方法は「電話が基本」＋緊急時はメール
内定辞退の連絡は、電話で直接伝えるのが基本です。声のトーンや言葉遣いから誠意が伝わりやすく、相手からの質問にもその場で答えられます。メールは記録として残る利点はあるものの、事務的な印象を与えやすいため、電話がつながらない場合の補助手段と位置づけましょう。
厚生労働省「確かめよう労働条件」のQ&Aでは、労働者からの内定辞退そのものは可能であるとしつつ、辞退の期限について明確な決まりはなく、誠実な対応が何より重要だとされています（厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A）。法的に認められているからこそ、伝え方の丁寧さが相手からの信頼を左右します。
時間帯・相手を配慮した連絡のコツ
電話をかける時間帯は、始業直後や昼休憩・終業間際を避けた平日の午前10時〜17時ごろが配慮されやすいとされています。病棟であれば申し送りの時間帯、クリニックであれば診療の合間を避けるなど、相手の業務状況を想像した上でかけると印象がよくなります。
- 内定辞退は決めたその日、遅くとも1〜2週間以内に連絡する
- 連絡は電話が基本、メールは補助手段として使う
- 相手の繁忙時間帯を避けてかける
電話で内定辞退を伝える〜シーン別の会話例文＆マナー
ここでは、実際に電話で内定辞退を伝える際の準備・例文・引き止められた時の対応まで、具体的に見ていきます。
電話をかける前に確認すべきポイント
電話をかける前に、誰に(採用担当者・看護部長など)、いつ、何を伝えるかを簡単にメモしておくと、話の抜け漏れを防げます。伝えるべき要素は「感謝」「辞退の意思」「簡潔な理由」「お詫び」の4点です。理由を詳しく説明する必要はなく、「一身上の都合により」「他の職場を選ぶことにした」程度で十分とされています。
施設形態別のベストな連絡タイミング
病院・クリニック・訪問看護ステーションでは、業務の繁忙帯が異なります。病院は申し送りやカンファレンスの時間帯、クリニックは診療時間中を避けるのが望ましく、訪問看護ステーションは訪問前後のミーティング時間を避けると比較的つながりやすいと言われています。いずれの施設でも、平日の午前中から夕方にかけて、余裕を持った時間帯を選ぶのが基本です。
他院への入職を決めた場合の電話例文
お世話になっております。〇〇と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮なのですが、この度、他の医療機関への入職を決めましたため、
今回のご内定については辞退させていただきたく、お電話いたしました。
せっかくお時間をいただいたにもかかわらず、
このような結果となり大変申し訳ございません。
貴院のますますのご発展をお祈り申し上げます。
家庭の事情・体調変化で辞退する場合の電話例文
お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、家庭の事情(体調の変化)により、
就業が難しい状況となりましたため、
今回のご内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
電話で引き止められた時の対応〜「決意は変わらず」を丁寧に伝える
引き止められた場合は、感謝を示しながらも意思がぶれないことを穏やかに伝えます。弊社の看護師の退職を上司に伝える方法でも紹介している「申し訳ありませんが、決定は変わりません」というフレーズは、内定辞退の場面でもそのまま応用できます。あいまいな返事をしてしまうと、相手に期待を持たせたまま後日再度断ることになり、かえって印象を悪くしてしまいます。一度きっぱりと伝え、繰り返し感謝の言葉を添えるのが円満な対応です。
メールで内定辞退を伝える場合〜件名から本文構成まで
電話がつながらない場合の対処法として、メールでの伝え方を件名から本文構成まで押さえておきましょう。
「メールでの連絡は避けるべき」が基本、ただしやむを得ない時は丁寧な文面を
前述の通り、内定辞退の連絡は電話が基本です。ただし、何度電話をかけてもつながらない、時間外にしか連絡できないといったやむを得ない事情がある場合は、メールでの連絡も選択肢になります。その場合も、送信後に改めて電話で意思確認するのが望ましいでしょう。
件名の付け方
件名は一目で用件が分かるよう、「内定辞退のご連絡(氏名)」のように感謝と辞退の意思を明示します。件名だけを見て緊急度・重要度が伝わるようにすることがマナーです。
本文の構成
本文は「導入(挨拶)→感謝→辞退の意思→お詫び→締めの挨拶」の順に構成すると読みやすくなります。
電話がつながらない時の内定辞退メール例文
件名:内定辞退のご連絡(〇〇 〇〇)
〇〇病院
看護部 〇〇様
お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました〇〇と申します。
何度かお電話にてご連絡を差し上げたのですが
繋がらなかったため、メールにてご連絡いたします。
大変恐縮ではございますが、
一身上の都合により、今回のご内定を辞退させていただきたく存じます。
せっかくお時間をいただいたにもかかわらず、
このような結果となり誠に申し訳ございません。
貴院のますますのご発展をお祈り申し上げます。
改めてお電話にてもご挨拶させていただければと存じます。
〇〇 〇〇
連絡先:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール送信時の注意点
送信は平日の日中(9時〜18時ごろ)を目安にし、休日や深夜の送信は避けます。CCに複数の担当者を入れる必要がある場合を除き、宛先はシンプルにし、署名欄に氏名・連絡先を明記しておくと、相手が電話で折り返しやすくなります。
複数の内定をもらった時の「断る順番」実務ガイド
複数内定は嬉しい悩みですが、断る順番を間違えると相手先に迷惑がかかります。ここでは実務的な進め方を整理します。
複数内定の状況別対応
複数の内定がある場合、まだどこにも承諾していない状態かすでに一つ承諾済みの状態かで、対応の緊急度が変わります。承諾済みがある場合は、他の内定を辞退する連絡を最優先で進めましょう。
「第一志望から順番に決める」が基本
複数の内定を比較する際は、条件を整理した上で第一志望を先に決め、承諾の返事をしてから、他の内定先へ辞退の連絡を入れるのが基本の順番です。同時に複数へ承諾の返事を保留したままにすると、相手先の採用計画に支障が出るため、意思が固まった時点でできるだけ早く優先順位をつけることが重要です。
エージェント経由・直応募・混在時の連絡順序
エージェント経由で応募した内定は、まずエージェントの担当者に状況を共有し、その後エージェントを通じて採用先へ連絡してもらうのがマナーです。直接応募した内定は、採用担当者へ自分で電話をかけて伝えます。エージェント経由と直応募が混在する場合は、それぞれのルートで並行して速やかに連絡するとよいでしょう。
訪問看護・在宅医療への転換志向がある場合の優先付け軸
給与や勤務条件だけでなく、専門分野への適性ややりがいを重視したい場合は、「この分野で長く働き続けられそうか」という軸を優先順位の判断材料に加えるとよいでしょう。訪問看護・在宅医療への転換を考えている場合の具体的な伝え方は、次の見出しで詳しく解説します。
複数エージェント利用時の注意「各エージェントに状況共有する重要性」
複数のエージェントを併用している場合、内定が出た時点で他のエージェントにも状況を共有しておくことが、重複応募や連絡の行き違いを防ぐポイントです。弊社の複数登録の使い分け方では、メインエージェントを1社決めて他をサポート役と明示し、初回面談で複数登録していることを正直に伝える方法を紹介しています。この考え方は、内定後の辞退連絡をスムーズに進めるうえでも役立ちます。
- 承諾済みがある場合は他の辞退連絡を最優先で進める
- エージェント経由はまずエージェントへ、直応募は採用先へ直接連絡
- 専門分野への適性・やりがいも優先順位の判断材料に加える
訪問看護・在宅医療への転換を理由に辞退する場合〜前向きな伝え方
急性期病棟から訪問看護・在宅医療へ関心が移ったことを理由に辞退する場合は、伝え方に少し工夫が必要です。
訪問看護・在宅医療への転換は「キャリアの選択肢」
マイナスの理由ではなく前向きなキャリアの選択として伝えることが大切です。弊社の急性期から訪問看護へ転職が不安なあなたへ｜準備と年収の全ガイドでも紹介している通り、急性期での経験(採血・処置技術、急変時の判断力、多職種連携)は、訪問看護の現場でもそのまま強みとして活かせます。
急性期病棟から在宅への適性・やりがいを簡潔に説明する文法
面接や電話で理由を聞かれた場合は、「これまでの急性期の経験を活かして、患者様お一人おひとりとより長く深く関わる看護がしたいと考えた」というように、経験の連続性とやりがいをセットで伝えると、相手も納得しやすくなります。弊社の病棟看護師が在宅医療へ転職する際の準備・スキル・向き不向きでも触れているように、在宅医療は求人が増加傾向にあり、病棟での経験がそのまま持ち運べるスキルとして評価されやすい分野です。
訪問看護志向で他院の内定を辞退する電話例文
お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮なのですが、この度、訪問看護の分野で
経験を積みたいという思いが強くなり、
そちらの分野の職場への入職を決めましたため、
今回のご内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴院での経験は大変魅力的でしたが、
自分の目指す方向性を考えた上での決断です。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
訪問看護志向で他院の内定を辞退するメール例文
件名:内定辞退のご連絡(〇〇 〇〇)
〇〇病院
看護部 〇〇様
お世話になっております。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、訪問看護・在宅医療の分野で
経験を積みたいという思いから、今回のご内定を
辞退させていただきたく存じます。
貴院での学びの機会をいただいたことに、
心より感謝申し上げます。
貴院のますますのご発展をお祈り申し上げます。
「給与・シフトよりも専門分野重視」の姿勢を相手に理解させるコツ
条件面での不満を理由にすると相手にネガティブな印象を与えやすいため、「専門分野への挑戦」という前向きな軸で伝えるのがポイントです。給与やシフトへの言及は最小限にとどめ、「この分野で長く活躍したい」という将来像を中心に話すと、円満な辞退につながりやすくなります。
内定承諾後に辞退する場合の対応〜電話＋詫び状
一度承諾した内定を辞退するのは特に心苦しいケースです。誠意ある対応の進め方を確認しましょう。
内定承諾後の辞退は「法的には可能」だが「最大限の誠意」が必要
厚生労働省「確かめよう労働条件」のQ&Aによれば、労働者には職業選択の自由があり、内定を承諾した後であっても辞退そのものは可能とされています（厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A）。ただし、相手先はすでに研修や配置の準備を進めている可能性が高く、通常の内定辞退よりも一段と丁寧な対応が求められます。
損害賠償請求されるか？〜一般的な考え方
内定承諾後の辞退について、損害賠償を請求されるかどうかは個別の状況によります。厚生労働省の同Q&Aでは、辞退が信義則に反するような極端なケースでは損害賠償を求められる可能性もあり得るとしつつ、労働者の職業選択の自由があるため、実際の請求は限定的であるとの趣旨が示されています（厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A）。不安が大きい場合は、労働基準監督署の相談窓口や弁護士など、専門機関に相談することをおすすめします。本記事の内容は一般的な情報提供であり、個別の法律相談の代わりにはなりません。
電話での伝え方「誠意＋理由の前向き言い換え」
電話では、まず承諾後の辞退となったことへの深いお詫びを伝え、その上で辞退の意思と簡潔な理由を述べます。「一度は貴院で働くことを決めたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません」という一言を添えると、誠意が伝わりやすくなります。
詫び状(手紙)の必要性と作成方法
内定承諾後の辞退では、電話でのお詫びに加えて、詫び状(手紙)を送ると、より丁寧な印象を与えられます。必須ではありませんが、研修参加や制服採寸など、相手側にすでに具体的な準備が発生している場合は、書面でも誠意を示すことが望ましいとされています。詫び状は便箋1〜2枚程度で、時候の挨拶は省き、簡潔に要点をまとめます。
拝啓
このたびは内定を承諾しておきながら、
辞退させていただくこととなり、
誠に申し訳ございませんでした。
貴院にご迷惑をおかけしましたこと、
心よりお詫び申し上げます。
貴院のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇 〇〇
詫び状の送り方・折り方・郵送の留意点
詫び状は白無地の封筒に入れ、縦書きの便箋であれば三つ折りにして封入するのが一般的なマナーです。宛名は「〇〇病院 看護部 〇〇様」のように部署名・氏名を明記し、切手を貼って郵送します。可能であれば、電話で辞退を伝えた翌日〜数日以内に届くよう発送すると、対応の速さも伝わります。
内定承諾後の辞退は、通常の内定辞退よりも相手への負担が大きくなりがちです。連絡が遅れるほど心証を損ねやすいため、辞退を決めたらできるだけ早く、電話と詫び状の両方で誠意を示しましょう。
内定を保留したいとき〜「即決できない」場合の伝え方
即決できない場合は、辞退ではなく「保留」をお願いする方法もあります。
内定保留の相場「1〜2週間が目安」
他の選考結果を待ちたい、家族と相談したいといった理由で即決できない場合は、保留をお願いすることもできます。保留期間の目安は1〜2週間程度で、相手の採用スケジュールにも配慮しながら、できるだけ短い期間で区切って申し出るのがマナーです。
保留をお願いする時の電話・メール例文
お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、他にも選考が進んでいる状況がございまして、
お返事までにもう少しお時間をいただくことは可能でしょうか。
〇月〇日までにはお返事させていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、
ご検討いただけますと幸いです。
保留期間中に意思決定を進めるためのチェックリスト
- 他の選考の結果が出る予定日を確認する
- 各内定先の条件(給与・勤務体制・専門分野)を書き出して比較する
- 家族や信頼できる人に相談する
- 保留の期限日を先方に伝えた通りに守る
保留後の確定時点での連絡方法
保留期間が終わったら、約束した期限までに必ず結論を連絡します。承諾する場合も辞退する場合も、期限を守ること自体が信頼につながります。期限に間に合わない見込みが出た時点で、早めに一報を入れるのも大切な配慮です。
内定辞退を繰り返さないための予防策〜計画的な転職活動
内定辞退そのものは問題ありませんが、繰り返し発生する場合は選考の進め方を見直すサインかもしれません。
内定辞退が起きる背景
内定辞退が発生しやすい背景には、応募前の条件確認が不十分だったことや、複数の選考を同時に進める際のペース管理のミスが挙げられます。「話を聞いてから決めよう」という気持ちで応募数を増やしすぎると、内定のタイミングが重なりやすくなります。
計画的な選考スケジュール＋条件整理シート
転職活動を始める段階で、希望条件に優先順位をつけ、応募のタイミングをある程度そろえる計画を立てておくと、内定が重なりすぎる事態を避けやすくなります。給与・勤務体制・専門分野・通勤時間など、譲れない条件を先に整理しておくことも有効です。
既存記事への内部リンク＆導線
複数のエージェントに登録すること自体は、選択肢を広げるうえで有効な方法です。弊社の複数登録のメリット・デメリット解説記事では、複数登録を「複数の内定を無計画に抱えてしまう」リスクにつなげないための使い分け方を解説しています。複数登録は「重複応募を避けるための管理」とセットで使ってこそ効果を発揮します。
エージェントに「複数応募状況」を共有して、スケジュール調整をお願いするコツ
複数のエージェントを利用している場合は、選考の進捗状況を都度共有し、内定のタイミングをできるだけ揃えてもらえないか相談してみるのも一つの方法です。担当者に正直に状況を伝えることで、選考ペースの調整をサポートしてもらいやすくなります。
経験者が語る「内定を円満に断った」実例＆その後の転職成功
実際に内定を辞退した経験のある看護師の声からは、不安を和らげるヒントが見えてきます。
キャリア数年の看護師が複数内定から選んで辞退した実例
急性期病棟でのキャリアを重ねたのち、訪問看護への転職を決めて複数内定から一つを選んだ経験者の声では、「断る側になるのが初めてで緊張したが、感謝を伝えながら理由を正直に話したことで、思ったよりもすんなり受け入れてもらえた」という声が多く聞かれます。丁寧に辞退したことで、その後の業界内での評判に悪い影響が出なかったという声も少なくありません。
実際、どう判断した？どう伝えた？
複数内定を経験した看護師の声では、「給与よりも、長く働き続けられそうな職場かどうかを重視した」「エージェントに正直に状況を話したら、連絡のタイミングを一緒に整理してもらえた」といった判断軸が挙げられています。迷った際は、条件を書き出して比較する、信頼できる人に相談するといったステップが後押しになったという声も見られます。
辞退による影響「再応募は可能か、相手先とはその後どうなった？」
円満に辞退したケースでは、その後関係が悪化したという声はほとんど見られません。看護業界は人的なつながりが比較的狭く、丁寧な対応を心がけたことが、数年後の再応募や、別の場面での関わりに良い影響を与えたという声もあります。
「内定を丁寧に辞退したことで良かったこと」
丁寧な辞退は、前職の同僚や紹介元のエージェントとの関係を保つことにもつながります。円満な辞退は、将来のキャリアの選択肢を狭めない、むしろ広げる行動だと捉えている経験者の声もあります。
同じくキャリア転換者の成功例
クリニックから在宅医療へ転換した経験者の声でも、「専門分野への思いを前向きに伝えたことで、辞退した職場からも応援の言葉をもらえた」というエピソードが聞かれます。転換理由を誠実に伝えることが、円満な辞退と新しいキャリアへの後押しの両方につながっているようです。
本記事で紹介した経験者の声は、複数の看護師の声を一般化してまとめたものです。個別の状況によって最適な対応は異なるため、迷った場合は転職エージェントなど専門家に相談することをおすすめします。
内定辞退にまつわる特に多い疑問
ここでは、内定辞退に関して特に相談の多い4つの疑問に答えます。
内定辞退した病院に、将来再応募することはできる？
法的には再応募は問題ありません。実務的には、丁寧に辞退していれば数年後の再応募も選択肢になり得るという業界の傾向があります。ただし辞退時の対応が不誠実だった場合は、採用側の印象に残ってしまう可能性があるため、円満な辞退を心がけることが大切です。
内定承諾後の辞退で、損害賠償請求されることはある？
前述の通り、極端に信義則に反するケースを除き、実際の損害賠償請求は限定的とされています（厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A）。とはいえ不安が残る場合は、労働基準監督署などの相談窓口を利用しましょう。
転職エージェント経由で応募した場合、辞退の連絡は誰にする？
エージェント経由の場合は、まずエージェントの担当者に連絡し、状況を共有した上で、エージェントを通じて採用先へ連絡してもらうのが一般的な流れです。担当者が間に入ることで、伝え方の相談にも乗ってもらえます。
新卒看護師でも内定辞退できる？
新卒であっても内定辞退自体は可能です。ただし学校や実習先との兼ね合いがある場合は、指導教員にも早めに相談し、進路変更の手続きを進めておくと安心です。
まとめ
内定辞退は、「決めたらすぐ、感謝の気持ちを込めて、丁寧に伝える」ことでほとんどの不安が解消できます。実務的なステップとしては、辞退を決めたその日に電話で連絡すること、複数内定がある場合は優先順位を決めて第一志望から承諾し、他は丁寧に辞退すること、メールや詫び状が必要な場合も事前に電話で意思表示を済ませておくことが挙げられます。内定承諾後の辞退は、電話と詫び状の両方で最大限の誠意を示しましょう。
訪問看護・在宅医療への転換を理由にする場合は、キャリアの前向きな選択として伝えることがポイントです。複数のエージェントを利用している場合は、状況を共有してスケジュール調整のサポートを受けるのも有効な方法です。円満な辞退は、将来の再応募のチャンスや業界内での信頼にもつながります。
複数の内定を管理する段階でつまずかないためには、事前の準備も欠かせません。転職活動を始める前に、弊社の看護師転職エージェント複数登録ガイドもあわせて参考にしながら、無理のない転職活動を進めていきましょう。
